E-Rechnungen

E-Rechnungen

Der E-Rechnungsprozess der eev ist nur für eev–Vertragspartner und eev–Mitglieder zugänglich. Mitglieder können sich für den Empfang von E-Rechnungen (elektronischen Rechnungen) registrieren. Vertragspartner werden individuell in den Prozess eingebunden.

E-Rechnungsprozess

Folgende Rechnungen können von der eev an die Mitglieder als E-Rechnung verrechnet werden:

eev-Lager- und Dienstleistungsrechnungen

• Rechnungssteller eev
• Mehrwertsteuer-Verrechnung durch eev
• Zahlungskonditionen eev
• Zahlung an eev gemäss ESR – IBAN

Rechnungen, die vom Vertragspartner als elektronische Rechnung an eev gestellt werden (E-Rechnung in der ZR)

• Rechnungssteller Vertragspartner
• Mehrwertsteuer-Verrechnung durch Vertragspartner
• Zahlungskonditionen eev
• Zahlung an eev gemäss ESR – IBAN

Vertragspartner ohne elektronische Rechnungen werden wie bisher verarbeitet und weiterverrechnet.

Die eev-Mitglieder können sich eine Liste der Vertragspartner, die E-Rechnungen anbieten, in «Mein Konto» anzeigen lassen. Die Vertragspartner mit E-Rechnungen werden in den nächsten Monaten laufend erweitert.

Nutzen und Vorteile des E-Rechnungsprozesses

• Durch den Wegfall der Papierrechnungen sinken die Prozesskosten.
• Der Aufwand bei Kontrolle, Verarbeitung, Verbuchung und Nachbearbeitung sowohl beim Lieferanten als auch bei der eev und beim Mitglied wird reduziert.
• Eingehende Lieferantenrechnungen werden dem Mitglied im Standard ybinvoice weiterverrechnet. Dieses Format ist für die Weiterverarbeitung in den bekannten Branchen-Buchhaltungssoftwares vorbereitet.
• Als MwSt.-konformen Rechnungsbeleg wird das Original der Lieferantenrechnung in der E-Rechnung mitgeliefert.
• Der Lieferant wird als Kreditor verwendet, die Rechnung wird direkt auf dessen Konto verbucht.
• Die Zahlung der Rechnung erfolgt zu den bekannten Zahlungskonditionen an die eev. Es werden die Bankverbindung und die Zahlungskonditionen der eev verwendet.
• Die Doppelerfassungen (Rechnung eev, Zahlung eev und Rechnungserfassung Lieferant) und Gegenrechnungen entfallen.
• Der gesamte Rechnungsprozess wird wesentlich verkürzt und vereinfacht.
• Sobald eine neue E-Rechnung zur Verarbeitung bereit ist, wird das Mitglied per E-Mail benachrichtigt.

Anmeldung E-Rechnung

Mitglieder, die in Zukunft Rechnungen von der eev und den Vertragspartnern als E-Rechnung erhalten möchten, müssen sich bei der eev dafür anmelden. Die Anmeldung erfolgt in «Mein Konto > E-Rechnung».

Die eev bestätigt die Anmeldung und das Aktivierungsdatum per E-Mail.

Identifikation der Rechnungsempfänger

Die eev identifiziert die Mitglieder über die E-Rechnungs-Identifikationsnummer. Verfügt das Mitglied noch nicht über eine solche Identifikationsnummer (z.B. E-Rechnungs-Identifikationsnummer von PostFinance), kann die eev diese Nummer manuell vergeben. Diese Nummer wird vom Lieferanten in der E-Rechnung mitgeliefert. Die eev mappt die Mitgliedernummer zur E-Rechnungs-Identifikationsnummer.

Mitglieder können in «Mein Konto» die eigene und die Identifikationsnummer der Lieferanten abfragen. Die jeweiligen Identifikationsnummern müssen beim Lieferanten und in den Einstellungen der Buchhaltungssoftware des Mitglieds erfasst werden.

Berechtigungen zum Download

Mit dem Master-Login können Subkonti zum Download von E-Rechnungen berechtigt werden.

Manueller Download über «Mein Konto»

Über «Mein Konto > E-Rechnungen» kann der berechtigte Benutzer (Master-Login oder Subkonto) offene E-Rechnungen unter «Rechnungen» manuell herunterladen und über den Importablauf der eigenen Buchhaltungssoftware verarbeiten.

Heruntergeladene E-Rechnungen können, falls nötig 30 Tage im Register «Heruntergeladene Rechnungen» nochmals heruntergeladen werden oder stehen über das Rechnungsarchiv für den Download des Rechnungs-PDF oder des Rechnungs-XML zur Verfügung.

Download integriert in Buchhaltungssoftware

Seit Mai 2019 können E-Rechnungen mit den Buchhaltungssoftwares von Braso AG (XPANDIT) und Messerli Informatik AG (Messerli) automatisiert verarbeitet werden. Hierfür wird ein Zugangscode benötigt. Dieser wird von der eev, sofern gewünscht, mit der Anmeldungsbestätigung bekannt gegeben. Für den automatischen Download muss der Zugangscode in der Buchhaltungssoftware hinterlegt werden. Da es sich um eine neue Funktion Ihrer Buchhaltungssoftware handelt, muss eventuell ein Update der Software durchgeführt werden. Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Softwarepartner.